APPEL A CANDIDATURE | ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) En appui au Spécialiste en Passation de Marchés (SPM)

		République d’Haïti Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement APPEL A CANDIDATURE
Titre:	ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) / En appui au Spécialiste en Passation de Marchés (SPM)		Date Limite d’acceptation:	5 août 2019

 

TERMES DE REFERENCE

 

ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)

En appui au Spécialiste en Passation de Marchés (SPM) 

CONTEXTE 

La Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement (DINEPA), de par ses attributions doit garantir la couverture en Eau Potable et en Assainissement de la population haïtienne en construisant des infrastructures appropriées. Pour accomplir cette mission, elle a obtenu  une subvention du gouvernement de l’Espagne dans le cadre du Fonds de Coopération pour l’Eau et l’Assainissement (FCAS) pour financer le «Programme de Réforme et d’Investissements dans le Secteur de l’Eau Potable et de l’Assainissement en Haïti».

Dans ce cadre, les interventions de la Coopération Espagnole en Haïti comprendraient de manière globale les trois objectifs spécifiques suivants:

• OE 1: Soutenir la gestion publique et intégrale de l’eau en assurant le droit à l’approvisionnement et à l’assainissement de manière durable, conservant le cycle hydrologique, et en promouvant la responsabilité dans son utilisation appropriée.
• OE 2: Améliorer et étendre, de manière efficace et équitable, les services eau et assainissement, comme éléments indispensables de l’habitabilité de base. Il prendre attention surtout à des groupes vulnérables, et aux politiques d’hygiène.
• OE 3: Fortifier les capacités des institutions et des Communautés locales, pour sa participation effective les services eau potable et assainissement.

Dans le cadre de ce programme et pour appuyer le Spécialiste en Passation de Marchés (SPM), la DINEPA recrute un (e) Assistant(e) Administratif (ve) pour lequel (laquelle) les Termes  De  Référence (TDR) suivants sont définis.

TACHES ET RESPONSABILITES

L’Assistant (e) Administratif (ve) en appui au traitement des dossiers du Programme Bilatéral (FCAS/AECID) travaillera sous la supervision immédiate du Spécialiste en Passation de Marchés du Programme et sous la supervision hiérarchique du Coordonnateur du Programme.

Il/elle aura à s`acquitter les tâches suivantes : 

1. Opérations préalables de passation de marchés

• Dactylographier et formater les lettres et  documents ; Gérer le stock des fournitures nécessaires au fonctionnement du programme et préparer les réquisitions;
• Distribuer des documents aux responsables concernés ;
• Formatage des documents d’Appel d’Offres volumineux ;
• Classement des Dossiers d’Appel d’Offres ;
• Archivage Electronique ;
• Archivage Physique ;
• Scannérisation de tout document relatif à la Passation de Marchés ;
• Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels;
• Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévus sur le financement du Projet pour toutes les composantes, et finaliser en collaboration étroite avec la coordination du Fonds Bilatéral et la Direction Technique de la DINEPA les caractéristiques et spécifications techniques;
• Mettre en place un répertoire des entreprises, fournisseurs, prestataires de service, Cabinets de Consultants et Consultants individuels à la suite des Appels à Manifestation d’intérêt, des Appels d’Offres Etc.
• Appuyer le Spécialiste en Passation de Marchés du Programme lors de la publication de l’Avis General de Passation de Marches sur le Nouvelliste, la United Nations Development Business, le site de la DINEPA, et le Site de FCAS;
• Préparer les CDs ou DVDs des Appel d’Offres suivant la taille des documents pour transmettre aux firmes intéressées ;
• Vendre ou fournir gratuitement les Dossiers d’Appels d’Offres aux firmes intéressées ;
• Faire le suivi des correspondances aux firmes et consultants
• Impression des documents : Contrats, lettres, Feuille de Route, Etc.
• Contacter les Entreprises ou Consultants Adjudicataires pour la signature des Contrats
• Coordonner la logistique des activités  (Réunions, Formations) ;
• Réaliser tous les travaux à sa portée et pouvant aider à l’avancement du programme  et aux activités de la  DINEPA.

1. Etape ouverture des offres et propositions

• Assurer la préparation matérielle de la séance d’ouverture des plis (salle et accueil des candidats) ;
• Veiller au respect de la date et heure limites de dépôt des offres et propositions ;
• Veiller à ce que les plis hors délais ne soient pas ouverts et soient retournés intacts aux candidats concernés immédiatement après la séance de l`ouverture des plis ;
• Participer à l’ouverture en séance publique des offres et propositions ;
• S’assurer que les candidats ou leurs représentants ont signé le PV d’ouverture des plis ;
• S`assurer que l´original des offres soit visé par tous les membres de la Commission.

1. Etape évaluation des offres, AMI et propositions

• S’assurer que tous les évaluateurs ont visé et signé les rapports d’analyse et d’évaluation ;
• Scanner les Rapports d’Analyse et Eventuellement les Offres pour demande de non objection à l’AECID ;
• Assurer le suivi des dossiers en signature à la Direction Générale.

1. Etape d’attribution du marché 

• Assurer l’Archivage Physique et Electronique des Offres et de toute correspondance relative au Marché analysé et évalué;
• Appuyer le SPM lors de la signature des Contrats, le rôle spécifique est de veiller à ce que les Contrats soient signés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais;
• S´assurer que les Patentes et Quitus des Firmes soient valides lors de la Signature des Contrats.

1. Exécution des marchés:

• Mettre à jour régulièrement le tableau de registre des Marchés.

1. Tâches spécifiques

• Archivage Electronique et Physique;
• Appuyer le SPM lors de la Signature des Contrats;
• Participer aux séances d’ouvertures des Plis;
• Scannérisation tout document relevant du Programme Bilatéral à la Passation de Marchés;
• Vérification de la validité des patentes et Quitus des Entreprises lors de la signature de Contrats.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Formation en administration, gestion et/ou tout autre domaine connexe ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans un environnement de travail similaire à celui de la DINEPA ;
• Une expérience dans les procédures de passation des marchés d’un des principaux bailleurs de la DINEPA, un atout ;
• Une expérience ou une connaissance des procédures de passation des marchés au niveau de la Commission Nationale des Marchés Publics, un atout ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Aptitude à communiquer facilement et à conseiller ses collègues et sa hiérarchie ;
• Capacité d’initiative et de leadership;
• Parfaite maîtrise de la langue française ;
• Connaissance de langue espagnole et/ou anglaise comme deuxième langue, un atout ;
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word-Excel-Powerpoint);
• Durée du contrat : 1 an renouvelable avec trois mois probatoires.

Lieu :		Port-au-Prince	Secteur :		Eau Potable, Assainissement
Dossier de candidature à envoyer à:
Par courrier physique:	DIRECTION NATIONALE DE L’EAU POTABLE ET DE L’ASSAINISSEMENT :   Adresse : 4, angle rue Métellus et route Ibo Lélé. Pétion-ville, Haïti.   Prière de noter sur l’enveloppe :   «ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) / En appui au Spécialiste en Passation de Marchés »		Par courrier électronique:	[email protected] cc: [email protected]   Prière de noter comme sujet :   «ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) /En appui au Spécialiste en Passation de Marchés»      A noter que tous les fichiers doivent être soumis en format pdf.
Les candidats sont priés de soumettre un CV, une lettre de motivation en notifiant le poste souhaité et 3 références aux adresses courriels ci-dessus (Obligatoires) La DINEPA n’acceptera pas d’appels téléphoniques à ce sujet. Les candidats sélectionnés seront contactés pour des entretiens, des informations supplémentaires et/ou un test d’évaluation écrit.   Le poste est basé au siège de la DINEPA

 

Guito EDOUARD

Directeur Général