APPEL A CANDIDATURE |Assistante Administrative et Comptable Projet URBAYITI/OREPA Sud

	République d’Haïti Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement APPEL A CANDIDATURE
Titre:	Assistante Administrative et Comptable Projet URBAYITI/OREPA Sud	Date Limite d’acceptation:	28 Mars 2022

TERMES DE REFERENCE

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE/PROJET URBAYITI/OREPA SUD

DEFINITION DU POSTE ET RESPONSABILITES GENERALES

Le poste d’Assistante Administrative et Comptable au projet EPA, faisant partie du personnel de l’OREPA SUD, se rapporte directement au Directeur Administratif et Financier. Il joue le double rôle d’assistant administratif remplissant les tâches de secrétaire et de communication et celui de comptable junior affecté aux enregistrements comptables des transactions effectuées dans le cadre de la conduite du projet financé par la coopération espagnole et dans le cadre des activités générales de l’OREPA SUD.

1. L’Assistante Administrative et Comptable réalise la tenue des livres sous la direction de l’administrateur comptable, selon les normes fixées par l’administration du projet. Il a également la charge de participer aux classements des documents, aux enregistrements comptables, à l’émission de chèque et à la préparation de rapports comptables divers relatifs à l’OREPA-SUD.

2. L’Assistante Administrative et Comptable exerce les fonctions d’accueil, de tenue des documents de communication, d’organisation des réunions, de participation à l’élaboration des documents du projet, et tenue des archives.

3. L’Assistante Administrative et Comptable est tenue de collaborer avec tout le personnel de la Direction Administrative et Financière en particulier, avec tout le personnel de l’OREPA SUD en général et de respecter le manuel des règlements internes.

Eu égard à son intégration au service de la comptabilité où des données financières, de nature confidentielle sont traitées au quotidien, l’Assistante Administrative et Comptable est tenue de faire preuve de totale discrétion relativement aux informations de l’Institution à sa connaissance, tant à l’intérieur de celle-ci qu’à l’extérieur.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, l’Assistante Administrative et Comptable sera chargée de :

Domaine administratif et suivi                                                                                                                

1. Rédiger des courriers à l’intention des différents partenaires ;
2. Effectuer le suivi des courriers et tenir à jour un registre des courriers reçus & envoyés ;
3. Apporter un appui logistique à l’organisation des séminaires, ateliers et formation organisés par la coordination du projet ;
4. Effectuer et assurer le suivi des requêtes de décaissement et/ou demandes de remboursement ;
5. Effectuer des comptes rendus de réunion tenus avec les différents partenaires ;
6. Réceptionner et acheminer aux destinataires les différents documents reçus ;
7. Effectuer la gestion et le suivi de la petite caisse des différents projets;
8. Effectuer l’enregistrement et le classement des différents documents reçus ;
9. Participer au support des URD dans la gestion administrative : mise en place/définition d’outils de gestion, suivi et synthèses des dépenses mensuelles, formation, etc. ;

Domaine comptable et financier                                                                                     

1. Vérifier et classer, de manière ordonnée, les pièces justificatives faisant l’objet de transactions financières ;
2. Saisir les données  financières des transactions dans les registres manuels disponibles ou sur le  système comptable informatisé ACPACC en fonctionnement ;
3. Participer à l’élaboration et à l’enregistrement des feuilles de paie du personnel du projet ;
4. Tenir les registres comptables comme les Journaux, les Grands Livres Auxiliaires et le Grand Livre Général, conformément aux Principes Comptables Généralement Reconnus et aux procédures de contrôle interne de l’institution ;
5. Préparer toute la documentation nécessaire aux sorties de fonds et les soumettre aux Responsables préposés pour validation, dans le strict respect des procédures de contrôle interne ;
6. S’assurer du classement et de l’archivage des pièces justificatives relatives aux rentrées et sorties de fonds du projet ou de l’OREPA ;
7. Disposer régulièrement de la balance de vérification des comptes du Projet et de ceux de l’OREPA ;
8. S’assurer de faire le back up journalier, mensuel, trimestriel, semestriel et annuel des informations comptables ;
9. Réaliser toutes les tâches connexes sollicitées par les supérieurs hiérarchiques et participer à toutes activités pouvant aider à l’avancement de l’OREPA. –

COMPETENCES, CONNAISSANCES ET HABILITES REQUISES

• Détenir un diplôme de licence en Gestion des affaires, en Sciences Comptables, Economie ou en une discipline similaire (niveau Bac + 4) délivré par une institution reconnue par le Ministère de l’Education Nationale ;
• Avoir au moins une année d’expérience dans le domaine de l’Administration et /ou de la Comptabilité ;
• Démontrer une certaine expérience dans la gestion financière et comptable des projets de développement et sociaux financés par des bailleurs de fonds dans la tenue des livres et dans les tâches de secrétariat et de documentation ;
• Avoir la capacité de rédiger des correspondances, des rapports, d’écrire des documents de projet dans un registre de langage administratif ;
• Etre capable de prendre la parole convenablement en public, ayant parfois des bailleurs étrangers pour interlocuteurs ;
• Détenir des compétences appréciables en technologie de l’information et de la télécommunication ;
• Détenir des compétences en Word, Excel, Power Point, Quicbooks ou ACPAAC ;
• Être capable d’entretenir des Relations Humaines et de travailler en équipe ;
• Savoir définir les priorités et en assurer le suivi dans son champ d’activités ;
• Être disponible pour se déplacer à travers les villes de province de la juridiction de son OREPA ;
• Être respectueux, méticuleux et méthodique ;
• Être en mesure de se conformer aux dispositions du code d’éthique de l’institution et d’exécuter son travail avec intégrité et professionnalisme.

Lieu :	OREPA Sud.	Secteur :	Eau Potable, Assainissement
Dossier de candidature à envoyer à:
Par courrier physique:	DIRECTION NATIONALE DE L’EAU POTABLE ET DE L’ASSAINISSEMENT :Adresse : 4, angle rue Métellus et route Ibo Lélé.                Pétion-ville, Haïti.   Ou au Bureau de l’OREPA Sud:  Adresse : 17, Route Charpentier, Cayes, Haïti   Prière de noter sur l’enveloppe : « Assistante Administrative et Comptable Programme URBAYITI/ OREPA Sud»	Par courrier électronique:	[email protected] cc: [email protected]   Prière de noter comme sujet : « Assistante Administrative et Comptable Programme URBAYITI/ OREPA Sud»    A noter que tous les fichiers doivent être soumis en format pdf.

Les candidats sont priés de soumettre un CV, une lettre de motivation, diplôme de licence et 3 références.   La DINEPA n’acceptera pas d’appels téléphoniques à ce sujet. Les candidats sélectionnés seront contactés pour des entretiens, des informations supplémentaires et/ou un test d’évaluation écrit. Ils sont encouragés à soumettre des exemplaires de rapports, documents de projets ou tout autre document de travail.   Le Dossier ne sera pas pris en compte sans la soumission du « Diplôme de licence »  

Guito EDOUARD

Directeur Général