APPEL A CANDIDATURE|ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

 

		République d’Haïti Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement APPEL A CANDIDATURE
Titre:	ASSISTANTE ADMINISTRATIVE		Date Limite d’acceptation:	27 novembre 2018

TERMES DE REFERENCE 

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

OFFICE REGIONAL D’EAU POTABLE ET D’ASSAINISSEMENT (OREPA) DU NORD 

Contexte 

La Direction Nationale d’Eau Potable et d’Assainissement (DINEPA) est constituée de la Direction Générale, des organes centraux, des Offices Régionaux d’Eau Potable et d’Assainissement (OREPA) et de tous les organes départementaux et communaux relevant des OREPA. Les OREPA sont chargés de la mise en œuvre de la Politique du Secteur de l’Eau Potable et de l’Assainissement et de la réalisation des opérations administratives dans leurs divisions territoriales respectives. Ils sont créés pour assurer l’exploitation commerciale et opérationnelle des Systèmes d’Alimentation en Eau Potable et Assainissement (SAEPA) de leur région respective.

Le Conseil de Direction de la DINEPA a adopté des dispositions organisationnelles en vue d’opérationnaliser la déconcentration et/ou de transférer les fonctions non régulatrices de la DINEPA aux OREPA.

C’est dans cette perspective que la DINEPA se propose de recruter Une Assistante Administrative pour l’Office Régional de l’Eau Potable et de l’Assainissement (OREPA) du Nord.

Les présents termes de référence concernent ce poste. 

Principales Attributions 

Sous l’autorité du Directeur de l’OREPA Nord et de l’Administrateur, l’Assistante Administrative assure de façon efficace et responsable les tâches suivantes : 

Gestion des dossiers

Sur la base d’un canevas établi par la Direction de l’OREPA Nord :

• Assurer la réception et la gestion jusqu’à leur sortie, des dossiers;

• Participer activement à la rédaction / traduction des documents thématiques, le cas échéant ;
• Distribuer des documents au responsables concernés ;
• Classer les dossiers et documents au bureau de l’équipe de l’OREPA Nord

Gestion de l’information 

• Réaliser les compte rendus de réunions ;
• Maintenir un annuaire dynamique des acteurs et partenaires du secteur de l’Eau Potable et de l’Assainissement ;
• Diffuser les informations validées par la Direction ;

Administration, logistique et secrétariat 

• Maintenir et suivre le calendrier des activités ;
• Préparer et organiser les rencontres;
• Gérer le stock des fournitures et préparer les réquisitions ;
• Gérer le stock des produits d’entretien et autres produits nécessaires au fonctionnement de l’OREPA Nord ;
• Assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs et des inventaires, l’approvisionnement effectif de toutes les fournitures et le suivi des équipements de bureau;
• Assurer le suivi des paiements et des pièces comptables y afférant ainsi que celui des dépenses administratives liées au fonctionnement de l’Institution.

En matière de secrétariat assurer :

• l’accueil téléphonique des partenaires, clients et fournisseurs, la réception ;
• la rédaction, la gestion et le suivi du courrier, le suivi des dossiers :
  1. Le tri et le classement des données
  2. La tenue d’agendas.

Réaliser toutes autres tâches à caractère administratif lié à l’OREPA Nord.

Qualifications et expériences

• Diplôme de secrétaire ou d’Assistante Administrative, avec un minimum d’une (1) année d’expérience ;
• Bonne connaissance des règlements administratifs en vigueur dans l’administration publique ;
• Maitrise de la langue française ;
• Très bonne capacité de rédaction (grammaire et orthographe) et de production (vitesse) ;
• Maîtrise des outils tels Word, Outlook, Excel ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Outre les connaissances et compétences reliées à l’exercice de la fonction, l’Assistante doit posséder certaines qualités essentielles telles : efficacité, ponctualité, courtoisie, discrétion, rigueur, dévouement, proactivité et autonomie, esprit d’initiative et sens de l’organisation.

Lieu :		OREPA NORD : 67, Rue 23 Boulevard Cap Haïtien.		Secteur :		Eau Potable, Assainissement
Dossier de candidature à envoyer à:
Par courrier physique:	DIRECTION NATIONALE DE L’EAU POTABLE ET DE L’ASSAINISSEMENT : Adresse : 4, angle rue Métellus et route Ibo Lélé. Pétion-ville, Haïti. Ou au Bureau de l’OREPA:NORD : Adresse : 67, Rue 23 Boulevard Cap Haïtien. Prière de noter sur l’enveloppe   « Assistante Administrative / OREPA Nord»		Par courrier électronique:		•    [email protected] •     [email protected] Prière de noter comme sujet   « Assistante Administrative / OREPA Nord»   Ci-dessous quelques consignes à respecter : v  A noter que tous les fichiers doivent être soumis en format pdf. v  La taille de chaque fichier ne doit pas dépasser 2.5 MB.
Les candidats sont priés de soumettre un CV, une lettre de motivation, un diplôme et 3 références. La DINEPA n’acceptera pas d’appels téléphoniques à ce sujet. Les candidats sélectionnés seront contactés pour entrevues ou informations supplémentaires. Ils sont encouragés à soumettre des exemplaires de rapports, documents de projets ou tout autre document de travail. Le Dossier ne sera pas accepté sans la soumission du Diplôme de secrétariat

Guito EDOUARD

Directeur Général