Evaluation Administrative et Financière du CTE de Port-de-Paix

TERMES DE REFERENCE

Evaluation Administrative et Financière du CTE de Port-de-Paix

Contexte

Selon la loi du 29 mars 2009 portant sa création, la Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement (DINEPA) a la triple mission de réguler la politique de l’Etat Haitien dans le secteur EPA, de développer le secteur EPA et de contrôler les acteurs. Dans le cadre de ses attributions et de la mise en application de sa vision stratégique sectorielle, elle compte  utiliser  le service d’une Firme Comptable pour mener des travaux de diagnostic administratif et financier dans le Centre Technique d’Exploitation de Port-de-Paix (CTE-Port-de-Paix) ,ci-devant SNEP-Port-de-Paix,qui est l’un de ses réseaux opérant dans le Nord-Ouest sous la juridiction de l’OREPA-Nord .

Justification de l’évaluation du CTE sur les plans gestionnel et financier

Au gré de la Réforme dans le secteur EPA ,et suite à l’investissement significatif de la Banque Inter-américainne de Développement dans l’infrastructure hydraulique dans cinq (5) villes de province (Port- de- Paix, Cayes, Ounaminthe, Jacmel et St-Marc), la DINEPA croit opportun d’évaluer de manière objective le mode de gestion administrative et financière du CTE- Port-de-Paix qui est en opération depuis 2012 , suite à sa réhabilitation. Le résultat de ce travail lui permettra aussi de mieux apprécier le processus de déconcentration des services publics d’Eau Potable et d’Assainissement (EPA) enclenché  et de mieux renforcer la structure de contrôle devant permettre de consolider les acquis et de garantir la perennité des services à fournir.  Ce besoin est motivé aussi par le rapport d’évaluation soumis à la DINEPA par le consortium IREEDD-GRET en décembre 2016 au terme d’une étude  intitulée « Evaluation de la durabilité financière du secteur de l’eau potable et de l’assainissement en Haiti ». Pour mieux comprendre la situation ,il s’avère nécessaire d’approfondir les analyses , car le rapport de ladite étude reste insuffisant pour faire asseoir une appréciation rigoureuse sur le mode de gestion du CTE de Port-de-Paix.

De plus, le rapport de la dernière mission du Département Contrôle Interne de la DINEPA réalisée du 19 au 22 Juin 2017 excite la curiosité au point de vouloir faire appel à une Firme Comptable indépendante pour procéder à une évaluation en profondeur axée sur une approche holistique.

Appel d’offres

Le présent avis d’appel d’offres vise à sélectionner  un Cabinet d’Experts Comptables pour la réalisation d’un diagnostic administratif et  financier du réseau de CTE de Port-de-Paix. Le consultant prendra pour référence les opérations conduites au cours des exercices allant d’octobre 2014-septembre 2015 à date .

La mission devra débuter au plus tard le 25 septembre 2017 pour  prendre fin le 25 novembre 2017. Le consultant aura à soumettre un rapport intérimaire dans un premier temps et un  rapport final  dans le délai imparti à travers le contrat.

Cet appel d’offre s’adresse aux Cabinets Comptables reconnus par l’Ordre des Comptables Professionnels Agrées d’Haiti (OCPAH),  justifiant des expériences pertinentes en audit financier, en diagnostic administratif ,en évaluation des dépenses et d’autres champs connexes, et disposant d’une équipe qualifiée et disponible.L’expérience de travail pour des administrations publiques ou des Organismes publics autonomes ,pour des Organismes nationaux ou internationaux est un indicateur déterminant pour le choix .

Objectif Général de l’évaluation administrative et financière

La mission de diagnostic administratif et financier confiée au Cabinet sélectionné, concerne l’évaluation des opérations financières effectuées par le CTE-Port-de-Paix au cours des exercices susmentionnés, afin de se faire une idée de l’utilisation efficiente et efficace des ressources générées par les services ou de celles mises à sa disposition ,en tenant compte des procédures en vigueur et des principes comptables généralement admis.

Objectifs spécifiques et type de mandat

Pour réaliser cette mission d’évaluation administrative et financière, les objectifs suivants ont été déterminés :

–              Vérifier si les ressources allouées sont en harmonie avec les procédures convenues ou en en vigueur.

–              Produire un ensemble de recommandations permettant aux Directions de l’OREPA et de la DINEPA d’assurer un suivi à mettre en oeuvre par leurs ressources humaines à l’interne.

–              Vérifier le respect des conditions générales et spécifiques de financement des ressources allouées ,et qui ont été définies dans le document de subvention permettant  de fournir un rapport d’observations factuelles.

–              Examiner les informations factuelles contenues dans le rapport financier qui a été soumis et les comparer aux conditions du contrat de subvention.

–              Examiner les conditions de collecte des recettes internes et de leur utilisation.

–              Examiner la conformité des dépenses émanant des ressources internes .

–              La firme n’aura à fournir aucun avis ni aucune assurance qui ressortent de la responsabilité de l’administration du contractant bénéficiaire de la subvention.

–              Analyser et évaluer la gestion financière et le système de contrôle interne mis en place par l’OREPA pour sauvegarder les ressources du réseau;

–              Examiner le format et le contenu de  la présentation d’ensemble des rapports Financiers

–              Les observations factuelles à communiquer devront permettre à la DINEPA d’analyser objectivement la situation et d’en tirer ses propres conclusions.

Méthodologie de l’evaluation administrative et financiere

–              La firme effectue son travail dans le respect des Normes  de Standard  International.

–              Elle peut s’adresser aux structures du CTE-Port-de-Paix  et de la DINEPA qu’elle juge nécesaires pour faciliter  la réalisation de sa mission .

–              Le cabinet prendra connaissance de l’environnement de contrôle interne du CTE-Port-de-Paix ,particulièrement sur les aspects ci-dessous:

1. Le fonctionnement du réseau ainsi que son environnement interne et externe .

2. La Revue des systèmes comptables et financiers et des différents rapports à soumettre à une fréquence régulière à l’OREPA et à la DINEPA.

3. Les opérations de facturation ,de recouvrement et d’encaissement ;

4. Les procédures d’engagement et de paiement des dépenses.

5. La vérification des opérations avec leur intégration justifiée, autorisée en adéquation avec les règles de la comptabilité.

6. Le degré d’accès aux actifs sensibles du CTE-Port-de-Paix.

–              Vérifier l’utilisation et la gestion des équipements du réseau.

–              Apprecier les obligations légales au regard des lois administratives et fiscales en vigueur ,sans omettre les dispositions de la Loi-cadre du 25 Mars 2009 portant création de la DINEPA.

–              La firme doit prévoir dans son calendrier des déplacements de son personnel ,dont le coût sera budgétisé et accepté s’il s’accorde avec le barème de déplacement en vigueur dans l’administration publique.

Résultats attendus au terme de l’évaluation

Un rapport intérimaire sera produit et remis à la Direction Générale de la DINEPA dans les trente (30) jours qui suivent le démarrage de la mission.

Un rapport définitif sera alors élaboré et soummis en tenant compte des commentaires de la Direction sur les conclusions du rapport provisoire.

Le rapport définitif inclura les points suivants:

–              L’observation  de la firme sur le système de gestion  du réseau.

–              Une vérification de la régularité de l’ensemble des opérations comptables intervenues au cours de la période de l’évaluation administrative et financière.

–              Une évaluation de l’organisation du réseau adaptée en matière administrative et comptable.

–              Une analyse du système de contrôle interne et la formulation d’un ensemble de recommandations portant sur l’amélioration du système de gestion du réseau.

Dépôt des offres

Les cabinets  intéressés sont invités à soumettre  leurs dossiers (avec mention Diagnostic réseau DINEPA)  au Secrétariat de la DINEPA sis au numero 4, Angle Rue Métellus et Route  Ibo Lélé, au plus tard le 07 Août 2017

Les dossiers doivent contenir les documents suivants :

• Une lettre de couverture qui explique l’intérêt et la disponibilité du Cabinet pour l’exécution de la mission dans la période proposée ainsi que sa qualification et celle des membres de l’équipe préposée qui sera affectée à la mission.

• Une analyse et interprétation critiques des termes proposés.

• Le Plan de travail , la méthodologie et la planification dans le temps.

• Une proposition financière et la méthode de paiement souhaitée.

• Une copie de la patente du cabinet pour l’exercice 2016-2017.

• Une copie du quitus à jour.

• Etc..

La date limite de dépôt des offres est fixée au 07 Août 2017 jusqu’à  4 heures pm

N.B : Les dossiers incomplets ne seront pas considérés